Créer une visioconférence avec Comunik KIT

La création de réunions vidéo sur Comunik KIT est pensée pour être à la fois rapide, intuitive et flexible. Que vous ayez besoin de démarrer une réunion instantanée pour une discussion urgente ou de planifier une visioconférence future, ce module offre toutes les options nécessaires pour organiser vos visioconférences efficacement. Grâce à une interface claire et des outils performants, vous pouvez personnaliser vos réunions selon vos besoins et les partager facilement avec vos collaborateurs, en quelques clics seulement.

🧭 Accéder au module visioconférence

➡️ Cliquez sur l’icône Visioconférence dans la barre latérale gauche de Comunik KIT pour accéder à l’interface dédiée.

Vous arriverez sur la page principale du module, qui liste vos réunions du jour, à venir et passées.

Pour créer une visioconférence, il suffit de cliquer :

-Soit sur le bouton "Créer une réunion vidéo", situé au centre de l'interface. Ce bouton est seulement visible si vous planifiez une réunion vidéo pour la première fois.

-Soit sur le même bouton, situé en haut à droite du module visioconférence. Ce bouton vous donne accès aux deux méthodes de création d'une visioconférence : démarrer une réunion instantanée ou planifier une réunion.

Il existe deux méthodes de création d'une visioconférence :

🔵 Démarrer une réunion instantanée

Si vous souhaitez créer une réunion instantanée, il suffit de cliquer sur le bouton bleu "créer une réunion vidéo" situé en haut à gauche de l'interface, puis sur le bouton "Démarrer une réunion instantanée", comme le montre la capture ci-dessous :

Cela vous permet de générer instantanément un lien à partager avec les participants, comme le montre la capture suivante :

Cette interface vous permet de :

-Modifier le nom de la visioconférence (en cliquant sur le bouton bleu en forme de stylo à droite du nom de la réunion)

-Copier le lien de la visioconférence afin de pouvoir le partager via des canaux externes (par mail ou messenger par exemple), ou avec d'autres utilisateurs de Comunik KIT :

-Enfin un bouton "Participer à la réunion" vous permet d'accéder instantanément à la visioconférence en question :

🗓️ Planifier une réunion

Il est également possible de planifier une réunion future, et ce :

-Soit en cliquant sur le bouton "Créer une réunion vidéo", situé au centre de l'interface, si vous planifiez une réunion vidéo pour la première fois.

-Soit en cliquant sur le bouton "Créer une réunion vidéo", situé en haut et à droite de l'interface, puis sur le bouton "Planifier une réunion".

Le formulaire de création d'une réunion vidéo se présente comme suit :

Une réunion vidéo étant considérée comme une activité (voir la section ajout et configuration d'une activité), chaque réunion vidéo est configurable via deux onglets : l'onglet "Activité" et l'onglet "Détails", comme précisé sur la capture suivante :

Vous pouvez ainsi configurer votre réunion vidéo en suivant les étapes décrites dans la section "Ajout et configuration d'une activité" de ce guide d'utilisation.

💡 Conseils pratiques

✅ Adaptez la méthode à votre besoin :

Utilisez la réunion instantanée pour les urgences et les échanges informels. Planifiez les réunions importantes pour structurer votre agenda et notifier les participants à l’avance.

✅ Nommez clairement vos réunions :

Un bon intitulé permet aux invités d’en saisir rapidement le sujet.

✅ Testez votre matériel en amont :

Caméra, micro, connexion internet… Assurez-vous que tout fonctionne avant de commencer.

✅ N’oubliez pas d’envoyer le lien :

Partagez le lien généré via e-mail ou messagerie pour faciliter l’accès à la réunion.

✅ Nommez un co-animateur :

En cas de départ anticipé, un co-organisateur peut prendre le relais.

❓ Questions fréquentes

📩 Puis-je inviter des personnes extérieures à Comunik KIT ?

Oui. Il suffit de leur envoyer le lien de la réunion. Aucun compte n’est requis.

🛠️ Comment modifier une réunion programmée ?

Accédez à la réunion dans le module Visioconférence et cliquez sur l’onglet « Détails » pour ajuster les paramètres (sujet, horaires, participants…).

👥 Existe-t-il une limite de participants ?

Oui, en fonction de votre formule d’abonnement. Vérifiez les détails auprès de votre administrateur ou dans votre contrat.

📼 Puis-je enregistrer une réunion ?

Oui. Cette option est disponible si elle est activée dans les paramètres d’administration. Informez toujours les participants avant l’enregistrement.

🧑‍🤝‍🧑 Que se passe-t-il si je quitte une réunion instantanée ?

Les autres participants peuvent rester connectés, mais il est recommandé de désigner un co-organisateur en amont.