La boîte de réception personnelle : Votre hub central de messagerie

La boîte de réception du module Email de Comunik KIT est un espace unique qui vous permet de gérer toutes vos communications professionnelles de manière claire, organisée et efficace. Depuis cette interface conviviale, vous pouvez consulter vos messages reçus et envoyés, les classer par priorité, effectuer des recherches rapides et rester toujours informé.

En quelques clics, vous accédez à une vue d’ensemble complète et pouvez facilement répondre, trier, ou marquer vos emails pour ne rien oublier.

✉️ Accéder au module Email

Pour commencer, cliquez simplement sur l’icône dédiée au module Email, située dans le menu des modules à gauche, comme le montre la capture suivante :

Une fois dans le module, la page principale s’affiche et vous présente par défaut votre boîte de réception personnelle (si elle a bien été configurée), comme précisé dans la capture ci-dessous :

🔍 Voici les différentes zones et fonctionnalités que vous y trouverez :

✨ La boîte de réception

💡 Champs de recherche

L’interface vous propose deux champs pour retrouver vos emails rapidement :

• Un champ de recherche global, qui vous permet de lancer une recherche par mots-clés sur l’ensemble des modules de Comunik KIT.

Un champ de recherche dédié au module Email, qui cible uniquement les messages de la boîte sélectionnée. Cela vous fait gagner un temps précieux si vous cherchez un email précis.

📂 La liste des emails reçus

La zone centrale affiche tous vos messages sous forme de liste claire et lisible, comme montré dans la capture suivante :

Chaque email est présenté sur une ligne distincte, affichant :

• Le nom de l’expéditeur
• Le sujet du message
• Un aperçu du contenu
• La date et l’heure de réception

⚙️ Les actions disponibles sur chaque email

À gauche de chaque ligne, plusieurs icônes permettent de traiter vos messages en un clic :

🗑️ Supprimer ou changer l’état de lecture

Pour supprimer un email ou le marquer comme lu/non lu, cochez la case à gauche du message, puis cliquez sur l’option souhaitée.

🔔 Remarque : La suppression n’est pas définitive : le message est d’abord déplacé dans la corbeille. Si vous souhaitez l’effacer définitivement, il faudra aller dans la corbeille et le supprimer une seconde fois.

⭐ Marquer un mail comme favori : Marquer un mail comme favori permet de le mettre en avant pour une meilleure organisation et un accès rapide. Cela aide à distinguer les messages importants dans une boîte de réception chargée, à retrouver facilement des informations essentielles, et à prioriser les mails nécessitant un suivi ou une attention particulière. C’est une fonctionnalité pratique pour éviter de perdre des messages clés et rester organisé au quotidien.

Pour marquer un mail comme favori, il suffit de cocher l'étoile située à gauche du mail en question, comme le montre la capture suivante :

⚠️ Marquer un mail comme important : Marquer un mail comme important permet de signaler qu’il contient des informations prioritaires ou nécessitant une attention particulière. Cela aide à le différencier des autres messages dans votre boîte de réception et à le retrouver facilement en cas de besoin. Cette fonctionnalité est utile pour hiérarchiser les tâches, suivre des échanges cruciaux, ou indiquer à vos interlocuteurs que leur message requiert une réponse rapide ou une action immédiate. En somme, c’est un outil essentiel pour mieux gérer vos communications et rester organisé, surtout lorsque vous traitez de nombreux mails au quotidien.

Pour marquer un mail comme important, il suffit de cocher l'icone sous forme de flèche, située à gauche du mail en question, comme le montre la capture suivante :

📑 Le menu latéral de navigation

En plus de votre boite de réception, l'interface principale du module Email vous propose un menu latéral situé à gauche de la boite de réception affichée, comme le montre la capture suivante :

Ce menu latéral comporte les informations et les boutons suivants :

📂 Boîte de réception affichée : Ce menu déroulant vous permet en clin d'œil, de savoir quelle boite de réception est affichée à l'écran, et vous permet d'en sélectionner une autre si besoin, parmi la liste du menu déroulant, comme le montre la capture suivante :

✉️ Nouveau message : Ce bouton vous permet d'afficher la fenêtre vous permettant d'envoyer un nouveau message. Cette fonctionnalité sera détaillée dans la suite de ce guide d'utilisation.

📚 Répartition des emails par dossier

Le menu latéral vous permet de filtrer vos messages par statut :

• 📥 Boîte de réception : tous les emails reçus
• 📤 Boîte d’envoi : tous les messages envoyés
• 📝 Brouillons : vos messages non finalisés
• ⭐ Messages suivis : les emails marqués comme favoris
• ⚠️ Important : les emails prioritaires
• 📦 Archive : les messages archivés
• 🗑️ Corbeille : les emails supprimés
• 🚫 Spam : les messages identifiés comme indésirables

👥 Autres boîtes de réception : le menu latéral vous affiche également la liste des boites de réception auxquelles votre propre mail est associé, comme le montre la capture suivante :

✅ Conseils pratiques

💡 Organisez vos emails par priorité

Pensez à utiliser systématiquement les icônes ⭐ et ⚠️ pour marquer vos messages favoris et importants. Cela vous permettra de distinguer facilement les emails essentiels dans une boîte bien remplie.

🔍 Exploitez la recherche avancée

Avant de faire défiler longuement vos messages, utilisez le champ de recherche dédié au module Email pour gagner du temps et retrouver rapidement un email précis.

🗂️ Archivez au lieu de supprimer

Si vous souhaitez conserver une trace des échanges sans encombrer votre boîte de réception, privilégiez l’archivage plutôt que la suppression définitive.

🔔 Surveillez le dossier Spam

Pensez à vérifier régulièrement le dossier Spam afin de repêcher d’éventuels messages importants qui y auraient été placés par erreur.

📝 Utilisez les brouillons intelligemment

Lorsque vous rédigez un email complexe, enregistrez-le en brouillon pour le relire et le compléter ultérieurement. Cela évite les oublis ou les envois précipités.

💡 Questions fréquentes

❓ Pourquoi un email supprimé reste-t-il dans la corbeille ?

Les messages sont d’abord déplacés dans la corbeille pour éviter les suppressions accidentelles. Pour les effacer définitivement, supprimez-les depuis cet emplacement.

❓ Puis-je afficher uniquement les emails importants ou favoris ?

Oui ! Le menu latéral contient des sections spécifiques pour voir uniquement ces emails et les suivre facilement.

❓ Est-ce possible de consulter plusieurs boîtes en même temps ?

Non, une seule boîte s’affiche à la fois, mais vous pouvez changer de boîte en un clic via le menu déroulant.

❓ Comment différencier les messages lus et non lus ?

Les emails non lus apparaissent en gras. Vous pouvez aussi utiliser "marquer comme lu/non lu" pour changer leur état.

❓ Comment retrouver un email déplacé ?

Utilisez le champ de recherche du module Email ou explorez les dossiers (Archives, Spam, etc.).

❓ Que faire si j’ai marqué un email comme spam par erreur ?

Il suffit d’aller dans le dossier Spam et de déplacer le message dans la boîte de réception ou un autre dossier.

❓ Quelles actions peut-on faire directement depuis la liste ?

Vous pouvez supprimer, marquer comme lu/non lu, ajouter en favori ou marquer comme important.

❓ Les brouillons sont-ils enregistrés automatiquement ?

Oui, tous les brouillons sont sauvegardés automatiquement dans la section dédiée pour éviter toute perte.