Création d'activités depuis d'autres modules

Dans Comunik KIT, la création d’activités est pensée pour s’intégrer de façon fluide et naturelle à toutes vos interactions quotidiennes. 📌 Que vous soyez en train de discuter avec un collègue dans le Chat, de traiter un appel entrant ou sortant via le module Téléphonie, de consulter un e-mail important, ou de parcourir votre répertoire de contacts, vous pouvez transformer en quelques clics ces échanges en activités concrètes et parfaitement tracées.

Cette approche vous permet de passer instantanément de la communication à l’action, sans avoir besoin de changer d’écran ou de saisir plusieurs fois les mêmes informations. Vous bénéficiez ainsi d’une gestion plus centralisée et proactive de vos tâches : chaque opportunité, chaque engagement ou chaque suivi peut être capturé au moment où il survient, puis ajouté directement à votre planification. Cette fonctionnalité favorise la collaboration, la traçabilité et la réactivité, tout en assurant qu’aucune action importante ne tombe dans l’oubli.

Voici un aperçu des options disponibles pour la création d’activités :

✅ Depuis une discussion dans le module Chat

✅ À partir d’un appel dans le module Téléphonie

✅ En utilisant un e-mail via le module Email

✅ Depuis un contact dans le module Répertoire

Ces méthodes simplifient la gestion de vos priorités, et vous aident à maintenir un suivi rigoureux des actions, dans un environnement professionnel structuré et cohérent.

💬 Créer une activité depuis le module Chat

Pour démarrer, cliquez sur l’icône Chat dans le menu principal à gauche. Lorsque vous souhaitez créer une activité à partir d’une conversation One to One ou d’un groupe :

👉 Passez votre curseur sur le message concerné et cliquez sur le menu en trois points situé à droite.

👉 Sélectionnez Créer une activité dans la liste proposée.

Comme montré dans la capture suivante, cette action ouvre immédiatement la fenêtre de configuration de l’activité. Vous pourrez alors remplir tous les champs comme expliqué dans la section Ajout et configuration d’une activité.

📞 Créer une activité depuis le module Téléphonie

Accédez au module Téléphonie via son icône dans le menu latéral. Si vous souhaitez transformer un appel en activité :

👉 Repérez l’appel dans la liste et cliquez sur Qualifier l’appel.

👉 Sélectionnez ensuite Créer une activité.

Cette option est idéale pour qualifier un appel important et le suivre facilement dans vos tâches quotidiennes.

🔔 Astuce : Vous pouvez aussi créer une activité pendant un appel en cours en cliquant sur l’icône correspondante directement sur votre Webphone. Cette action ouvre la fenêtre de création afin de saisir toutes les informations sans attendre la fin de la conversation.

Vous aurez ainsi accès à la fenêtre de création d'une activité, dont la procédure est détaillée dans la section "Ajout et configuration d'une activité", de ce guide d'utilisation.

✉️ Créer une activité depuis le module Email

Depuis le menu principal, cliquez sur l’icône Email pour accéder à votre boîte de réception.

Pour transformer un e-mail en activité :

👉 Ouvrez le message que vous souhaitez qualifier.

👉 Cliquez sur le bouton Qualifier, puis choisissez Créer une activité.

La fenêtre de configuration apparaîtra automatiquement pour vous permettre de renseigner les détails de l’activité et l’associer à l’e-mail sélectionné.

👥 Créer une activité depuis le module Répertoire

Cliquez sur l’icône Répertoire, située sur le menu des modules à gauche, comme précisé sur la capture suivante :

Pour créer une activité liée à un contact :

1️⃣ Cliquez sur le nom du contact souhaité.

2️⃣ Vous avez alors deux options :

• Soit cliquer sur le bouton Créer une activité affiché directement sur la fiche du contact.

• Soit accéder à la section Activités liée au contact, puis cliquer sur le bouton Créer une activité depuis cette vue.

Les deux méthodes vous donnent accès à la fenêtre de création d'une activité, dont la procédure est détaillée dans la section "Ajout et configuration d'une activité", de ce guide d'utilisation.

💡 Conseils pratiques

✅ Priorisez les informations essentielles : dès la création, remplissez le type, les participants et les dates clés pour éviter les oublis.

✅ Profitez des raccourcis : utilisez les boutons comme Qualifier l’appel ou le menu ⋮ dans le Chat pour gagner du temps.

✅ Ajoutez uniquement les bonnes personnes : sélectionnez des participants et suiveurs réellement concernés pour limiter les notifications inutiles.

✅ Qualifiez vos échanges à chaud : créez l’activité immédiatement après l’appel ou l’e-mail pour conserver le contexte précis.

🙋‍♂️ Questions fréquentes

💬 Puis-je créer une activité directement à partir d’un message épinglé dans le Chat ?

Non, mais vous pouvez accéder au message épinglé, cliquer sur le menu en trois points et créer une activité à partir de celui-ci.

🗑️ Que se passe-t-il si un appel ou un e-mail qualifié est supprimé ?

Si vous supprimez l’interaction d’origine (appel ou e-mail), l’activité créée reste intacte et accessible depuis le module Activités.

📞 Puis-je configurer une activité directement depuis un appel manqué ?

Oui, il suffit de localiser l’appel manqué dans le module Téléphonie et de suivre les mêmes étapes que pour qualifier un appel classique.

🔔 Les participants ou suiveurs ajoutés reçoivent-ils une notification automatique ?

Oui, si l’option « Envoyer des notifications » est cochée, tous les participants et suiveurs recevront une notification les informant de leur implication dans l’activité.