Boites de réception partagées

Pour accéder à vos boites de réception partagées, il suffit de cliquer sur la boite de réception désirée à partir du menu déroulant, comme indiqué sur la capture suivante :

Les boites de réception partagées se présentent sous la forme suivante :

L'interface des boites de réception partagées offrent certaines fonctionnalités supplémentaires, comparées à une boite de réception personnelle. Ces fonctionnalités vous seront détaillées dans la suite de cette section de ce guide d'utilisation.

Menu des actions

Chaque mail de vos boites de réception partagées est accompagné d'un menu d'actions spécifiques, accessible en cliquant sur les trois points verticaux situés sur à droite de l'adresse mail de l'expéditeur, comme le précise la capture suivante :

Le menu des actions se présente sous la forme suivante :

En fonction des privilèges qui vous sont accordés par l'administrateur de votre solution, vous avez la possibilité d'effectuer les actions suivantes :

-Identifier : cela permet d'identifier la personne expéditrice du mail en question. Deux cas de figure sont possibles :

Si la personne existe déjà au sein de la base de données de Comunik Unified, vous avez la possibilité de la rattacher à l'adresse mail en sélectionnant un module ( compagnie, collègues, contacts etc.) et un nom, comme le montre la capture suivante :

Si la personne n'existe pas au sein de la base de données de Comunik Unified, vous avez la possibilité de créer un nouveau contact depuis la même fenêtre, en sélectionnant le module désiré (compagnies, par exemple) puis cliquant sur le bouton "Créer une compagnie", comme le montre la capture suivante :

Assignation d'un email

Pour les boites de réception partagées, un champ supplémentaire permet de savoir si le mail a été assigné à une personne au sein de votre entreprise. Assigner un mail à une personne permet de lui attribuer les responsabilités des taches incluses au sein du mail en question.

Si un mail a été assigné à quelqu'un, la photo de profil (ou avatar) de la personne assignée à ce mail sera visible sur la colonne "Assigné", comme le montre la capture suivante :

Si le mail n'a pas été assigné, le bouton "assigner" sera disponible sur la ligne du mail en question, comme montré ci-dessous :

L'assignation des emails diffère en fonction des privilèges que l'administrateur vous a octroyé au sein de la boite de réception partagée.

-Si vous n'avez aucun rôle en particulier, vous avez uniquement le droit d'assigner un mail à vous même.

-Si l'administrateur vous a octroyé le rôle de dispatcheur, vous aurez dans ce cas le droit d'assigner le mail à n'importe quel membre de la boite de réception partagée.

-Pour assigner un mail en tant que dispatcheur, il suffit de cliquer sur le bouton "Assigner", comme le montre la capture suivante :

Une liste déroulante de tous les membres de la boite de réception partagée s'affichera à l'écran, comme montré ci-dessous :

Sélectionnez ensuite le membre auquel vous souhaitez assigner l'email, puis cliquez sur sauvegarder :

Historique des Emails

La fonctionnalité Historique du module mail de Comunik Unified permet de suivre en temps réel toutes les interactions liées à un email au sein d’une boîte de réception partagée. Destinée aux équipes collaborant sur une même adresse email (ex. : support@, sales@, helpdesk@), elle assure une visibilité complète sur les actions effectuées par chaque utilisateur, facilitant ainsi la gestion des emails et évitant les doublons ou les oublis.

Fonctionnalités principales

1. Suivi détaillé des interactions

Chaque email dispose d’un historique chronologique retraçant toutes les actions effectuées par les utilisateurs du département, notamment :

Réception de l’email : indication de l’heure d’arrivée dans la boîte partagée
Consultation : enregistrement du moment où un utilisateur ouvre l’email
Assignation : attribution manuelle ou automatique de l’email à un utilisateur spécifique
Réponse ou transfert : suivi des réponses envoyées et de leurs auteurs
Déclencheurs automatiques : activation d’actions automatisées comme les relances ou les rappels

2. Transparence et collaboration optimisée

Grâce à cet historique partagé, chaque utilisateur peut voir en un coup d'œil :

Qui a déjà pris connaissance de l’email
Qui est responsable du traitement de l’email
Si une réponse a été envoyée ou si une action est en attente
Si un déclencheur automatique a été programmé (ex. : rappel, relance, expiration d’un délai)

Cela permet d’éviter les erreurs courantes telles que :

Les réponses en double : plusieurs personnes répondant involontairement au même email

Les oublis : un email non traité qui passe inaperçu

Le manque de visibilité : ne pas savoir où en est la gestion d’un échange

Cas d’usage

1. Service client

Dans une boîte de réception partagée pour le support client (ex. helpdesk@entreprise.com), l’historique permet de :

Identifier rapidement si une demande a déjà été prise en charge
S’assurer que chaque ticket reçoit une réponse sans intervention redondante
Garantir un suivi efficace des demandes en attente de traitement

2. Service commercial

Dans une boîte partagée par une équipe commerciale (ex. sales@entreprise.com), l’historique permet de :

Vérifier si un prospect a déjà été contacté et par qui
Suivre l’évolution des échanges avec un client potentiel
Éviter d’envoyer plusieurs réponses contradictoires à un même prospect

3. Support technique et Helpdesk

Dans un service technique, où plusieurs agents partagent une boîte commune, l’historique assure :

Une prise en charge fluide des incidents signalés par email
Une meilleure coordination des équipes sur les demandes complexes
Une répartition claire des responsabilités entre les agents

Afin d'accéder à l'historique d'un mail sur une boite de réception partagée, il suffit de cliquer

Filtre avancé

Les boites de réceptions partagées disposent également d'un filtre avancé, accessible en cliquant sur l'icone en forme d'entonnoir en haut à gauche, comme le montre la capture suivante :

L'interface du filtre avancé se présente comme suit :

Les actions du filtre avancé diffèrent en fonction des privilèges que l'administrateur vous a octroyé au sein de la boite de réception partagée.

-Si vous n'avez aucun rôle en particulier, vous avez uniquement le droit d'effectuer des actions sur les mails qui vous ont été personnellement affectés.

-Si l'administrateur vous a octroyé le rôle de dispatcheur, vous aurez dans ce cas le droit d'agir sur l'ensemble des mails de la boite de réception partagée.

Dans ce cas, le filtre avancé vous permet d'affiner l'affichage des mails en fonction des critères suivants :

Par Assignation : tous, uniquement assignés à vous, ou assignés à une personne ( à sélectionner parmi la liste défilante).

Par Affectation : cette fonctionnalité du filtre vous permet d'affiner l''affichage des mails par département ( à sélectionner parmi la liste défilante)

Par Qualification : cette fonctionnalité du filtre vous permet d'affiner l'affichage des mails par département ( à sélectionner parmi la liste défilante)

Conseils Pratiques

Évitez la surcharge d’assignations : Ne multipliez pas les assignations inutiles. Attribuez un email uniquement à la personne la plus apte à y répondre pour éviter les doublons et la confusion.
Utilisez les filtres intelligemment : Si vous traitez un volume important d’emails, configurez des filtres avancés adaptés à votre rôle (ex. : uniquement les emails assignés à vous). Cela vous fera gagner du temps.
Mettez à jour les statuts des emails : Si un email a été traité, marquez-le comme résolu ou ajoutez une note pour éviter que vos collègues ne travaillent dessus inutilement.
Privilégiez la clarté dans l’assignation : Lorsque vous assignez un email, ajoutez un court message pour préciser le contexte si nécessaire.
Attention aux permissions : Si vous êtes "dispatcheur", vérifiez bien que vous assignez l’email au bon service ou à la bonne personne pour éviter les erreurs de traitement.

Questions Fréquentes

Peut-on annuler une assignation par erreur ?
Oui, en tant que dispatcheur, vous pouvez réassigner un email ou le remettre en statut non attribué.
Pourquoi certains emails ne sont pas visibles pour moi ?
Cela dépend de vos permissions. Si vous n’avez pas le rôle de dispatcheur, vous ne verrez que les emails qui vous sont assignés.
Puis-je assigner un email à plusieurs personnes en même temps ?
Non, un email ne peut être assigné qu’à une seule personne à la fois pour éviter les confusions.
Y a-t-il un délai avant qu’un email non traité soit réassigné automatiquement ?
Cela dépend des règles définies par l’administrateur. Certaines boîtes de réception partagées permettent la réassignation automatique après un certain temps d’inactivité.