Comment envoyer un Email ?

Cette section vous guide pas à pas dans la rédaction et l’envoi de vos messages depuis le module Email de Comunik KIT. Chaque champ du formulaire d’envoi est détaillé pour vous aider à composer des emails clairs, professionnels et efficaces.

Qu’il s’agisse d’ajouter des destinataires, d’insérer des pièces jointes ou encore d’utiliser des modèles prédéfinis, vous trouverez ici toutes les explications nécessaires pour exploiter pleinement la messagerie de Comunik KIT.

Suivez ces instructions et conseils afin de garantir que vos emails atteignent leurs destinataires dans les meilleures conditions. 🚀

✉️ Étapes d’envoi d’un email

1. Ouvrir un nouveau message

Pour rédiger un email, cliquez sur le bouton “Nouveau message”, situé dans le menu latéral de votre boîte de réception.

👉 Comme indiqué sur la capture ci-dessous, une nouvelle fenêtre de rédaction s’ouvrira automatiquement.

2. Les champs à renseigner

Adresse mail d’envoi 📧
Par défaut, l’adresse utilisée sera celle de la boîte de réception sélectionnée.
Vous pouvez toutefois choisir une autre adresse via la liste déroulante.
⚠️ Cette option n’est disponible que si vous avez configuré plusieurs adresses (personnelles ou partagées).

Adresse du destinataire 👤

Indiquez l’adresse ou les adresses des destinataires dans le champ prévu à cet effet.
⚠️ Tous les champs marqués d’un astérisque rouge (*) sont obligatoires.

Champ CC et CCI 👥

Cliquez sur les boutons correspondants pour ajouter des destinataires en copie (CC) ou en copie cachée (CCI).

Objet de l’email 📝

Renseignez le sujet de votre message dans le champ dédié.
👉 Comme illustré dans la capture, l’objet doit être concis et explicite.

Modèles 📂

Ce champ permet d’insérer un modèle prédéfini directement dans le corps du mail.
⚠️ Pour pouvoir sélectionner un modèle, vous devez d’abord avoir renseigné les adresses des destinataires.

Message 💬

Rédigez le contenu de votre email.
Ce champ inclut des options de mise en forme (gras, italique, puces, etc.) afin de structurer votre texte.

Pièces jointes 📎

Ajoutez vos documents soit en cliquant sur le champ prévu à cet effet, soit en les glissant-déposant directement dans la zone.

3. Envoyer le message

Une fois tous les champs complétés, cliquez sur le bouton “Envoyer” ✈️.

Votre message sera immédiatement transmis aux destinataires choisis.

✅ Conseils pratiques

📝 Utilisez un objet clair et concis : il doit donner une idée précise du contenu et inciter à l’ouverture.
🔍 Relisez toujours votre message avant l’envoi : vérifiez l’orthographe, les pièces jointes et les destinataires.
👥 Utilisez le champ CCI pour les envois groupés : cela protège la confidentialité des destinataires qui ne se connaissent pas.
🔗 Testez vos liens avant envoi afin d’éviter des adresses erronées.
📎 Évitez les pièces jointes trop volumineuses : privilégiez des services de partage (Google Drive, Dropbox, etc.).

❓ Questions fréquentes

Q : Pourquoi mon email arrive-t-il dans les spams du destinataire ?

➡️ Cela peut provenir de l’utilisation de mots sensibles, d’un trop grand nombre de liens ou d’une mauvaise réputation de votre domaine.

Q : Pourquoi certains caractères spéciaux n’apparaissent-ils pas correctement ?

➡️ Il peut s’agir d’un problème d’encodage. Assurez-vous que l’UTF-8 est bien utilisé.

Q : Puis-je récupérer un brouillon supprimé par erreur ?

➡️ Vérifiez le dossier Corbeille ou les options de récupération, certains services permettent la restauration.

Q : Pourquoi mon email est-il bloqué par le serveur du destinataire ?

➡️ Votre adresse ou domaine peut être listé comme indésirable. Contactez le support technique pour vérifier votre réputation d’expéditeur.

Q : Comment envoyer un email avec une haute priorité ?

➡️ L’interface permet de marquer un email comme prioritaire afin qu’il soit mis en avant dans la boîte du destinataire.

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