Ajout et configuration d'une activité

Créer une activité dans Comunik KIT, c’est bien plus qu’ajouter une simple tâche ✅

C’est poser les fondations d’une organisation efficace, collaborative et pilotée. Grâce à une interface intuitive et des options puissantes, chaque activité devient un espace de travail partagé, structuré et suivi dans le temps. Que ce soit pour une visioconférence, un appel client, un échange interne ou une tâche de fond, la configuration vous permet de clarifier les rôles, les échéances et les priorités, tout en gardant toutes les parties prenantes alignées.

➕ Ajouter une activité

Pour démarrer, cliquez sur le bouton "Ajouter une activité" situé en haut à gauche de l’écran, comme le montre la capture suivante :

Une nouvelle fenêtre s'affichera, vous permettant de renseigner toutes les informations relatives à l'activité, comme le montre la capture suivante :

Chaque activité est configurable via deux onglets : l'onglet "Activité" et l'onglet "Détails", comme précisé sur la capture suivante :

📝 Onglet Activité

Voici les champs à compléter dans cet onglet :

🎯 Type d’activité

Choisissez un type (Visio, Appel, Email, etc.) en cliquant sur l’icône correspondante.

💡 Astuce : Passez la souris sur une icône pour en voir la signification (comme montré dans la capture suivante).

Remarque : Vous pouvez configurer vous même un type d'activité en suivant les étapes décrites dans la section "Paramétrage" de ce guide d'utilisation.

🧾 Nom de l’activité

Indiquez un nom clair et concis (max. 200 caractères).

🪪 Exemple : "Réunion onboarding client X" est plus parlant que "Réunion".

👤 Propriétaire : Renseignez ensuite le nom du propriétaire de l'activité, qui est la personne responsable de la gestion de cette activité.

Remarque : Vous pouvez créer une activité et vous désigner vous même comme propriétaire, comme vous pouvez désigner quelqu'un d'autre en tant que tel.

Pour cela tapez le nom du propriétaire dans la case correspondante, ou sélectionnez son nom en cliquant sur la liste déroulante située à droite, comme le montre la capture suivante :

🚦 Etape : Ce champ vous permet de sélectionner l'état d'avancement de votre activité. En fonction des différents départements, vous avez la possibilité de sélectionner un statut vous permettant, ainsi qu'à vos équipes, d'évaluer la progression des différentes taches incluses au sein de l'activité.

Ces différents statuts sont à sélectionner à partir d'un menu déroulant situé à gauche de la fenêtre, comme le montre la capture suivante :

Remarque : Vous pouvez configurer vous même les étapes d'une activité en suivant les étapes décrites dans la section "Paramétrage" de ce guide d'utilisation.

👥 Ajouter des participants : Ce champ vous permet d'ajouter les personnes prenant une part active à l'activité. Pour cela cliquez sur le bouton "Ajouter des participants", situé à gauche de la fenêtre, comme le montre la capture suivante :

Afin de sélectionner les personnes participantes à l'activité, vous pouvez soit :

🔍Faire une recherche en tapant le nom de la personne dans le champ de recherche situé en haut de l'interface de sélection :

Remarque : Vous pouvez effectuer votre recherche en fonction des critères suivants : nom, adresse mail, numéro de poste ou numéro de téléphone.

🗂️ Vous pouvez également affiner l'affichage de vos contacts par départements : Collègues, clients, fournisseurs etc. :

✔️ Sélectionnez ensuite les participants en les cochant. Ces derniers apparaitront dans la case des participants, comme montré ci-dessous :

❌ Si vous souhaitez supprimer des participants, il suffit de cliquer sur la petite croix rouge qui apparait au dessus de la photo de profil de chaque participant ou cliquer sur "Supprimer tous" si vous souhaitez supprimer la totalité des participants :

👁‍🗨 Ajouter des suiveurs : Ce champs vous permet d'ajouter les personnes n'ayant pas de rôle actif au sein de l'activité, mais qui souhaitent se tenir informés de l'évolution de celle-ci. Citons par exemple les responsables hiérarchiques des départements ou la direction générale.

Pour cela suivez exactement les mêmes étapes que pour les participants (détaillées ci-dessus).

📬 Envoyer des e-mails de notification aux participants sélectionnés : Si vous souhaitez notifier les participants par e-mail de la création de l'activité, ainsi que les différentes mises à jour effectuées sur celle-ci, il suffit juste de cocher la case prévue à cet effet, comme le précise la capture suivante :

📅 Date et heure de début et de fin : Sélectionnez ensuite la date et heure du début de votre activité, ainsi que sa date et heure de fin.

🔔 Rappel : Vous avez la possibilité de programmer des rappels avant la date de début et d'échéance de votre activité. Pour cela :

Cliquez sur le menu déroulant situé à côté de l’option "Rappel" et sélectionnez l’unité de temps qui vous convient parmi les options disponibles (Minutes, heures, jours ou semaines). Indiquez ensuite une valeur numérique dans le champ adjacent correspondant à l’unité temporelle choisie.

Exemple : Sélectionnez "Jours" dans le menu déroulant, puis entrez "3" pour recevoir un rappel 3 jours avant le début de l’activité.

Remarque : Le rappel des activités avant la date de début est sélectionné par défaut.

🛠️ Onglet Détails

L’onglet Détails vous permet d’ajouter des informations complémentaires à votre activité, afin d’en assurer un meilleur suivi.

🟢 Priorité

Choisissez le niveau de priorité de votre activité : faible, moyenne, élevée ou urgente.

👉 Cela permet de visualiser rapidement l’importance de chaque tâche dans les différentes vues (tableau, kanban, calendrier).

🧩 Module

Sélectionnez le module auquel est rattachée l’activité (ex. : client, ticket, projet...).

📌 Cette sélection est indispensable pour faire apparaître les éléments relatifs à l’activité.

📎 Élément relatif

Une fois le module choisi, vous pourrez lier votre activité à un élément spécifique (un client, un dossier, une demande…).

🧠 Ce champ ne s’active que si un module a été sélectionné juste avant.

📝 Description

Utilisez ce champ pour préciser le contenu ou l’objectif de l’activité.

💡 Cette description sera visible par tous les participants, et permet d’apporter un contexte clair.

🔒 Note

Ajoutez ici des remarques internes visibles uniquement par les membres de votre organisation.

👉 Pratique pour garder une trace discrète d’une info technique, stratégique ou sensible.

Remarque : La description sera visible pour tous les participants à l'activité, tandis que les notes ne seront visibles que pour les membres internes.

📂 Pièces jointes

Glissez-déposez vos fichiers ou cliquez dans la zone prévue pour les importer.

📎 Jusqu’à 6 fichiers peuvent être ajoutés (max. 15 Mo chacun), aux formats : .pdf, .docx, .xlsx, .pptx, .txt, .csv, .jpg, .jpeg, .png, .gif.

Étape finale : Sauvegarder l’activité

✅ Une fois tous les champs remplis, cliquez sur le bouton “Sauvegarder” en bas de la fenêtre pour enregistrer votre activité. Elle apparaîtra automatiquement dans les différents modes d’affichage (Tableau, Kanban, Calendrier).

✅ Conseils pratiques

🧠 Anticipez : préparez en amont les infos clés (type, participants, dates).
✍️ Soyez clair : utilisez des noms précis pour faciliter la recherche.
🔄 Synchronisez avec l’équipe : choisissez un statut d’avancement qui reflète la réalité.
👀 Ajoutez des suiveurs stratégiques : pour tenir informés les managers sans les surcharger.
🔍 Exploitez la recherche avancée : un gain de temps énorme lors de l’ajout de membres.
🔔 Testez vos notifications : pour éviter les oublis, vérifiez que tous les participants reçoivent bien les alertes.

❓ Questions fréquentes

Puis-je changer le propriétaire de l’activité après sa création ?

✔️ Oui, accédez aux paramètres de l’activité et choisissez un autre propriétaire.

Que faire si je dépasse les 200 caractères pour le nom ?

➡️ Utilisez un nom raccourci + ajoutez des précisions dans le champ "Description".

Les suiveurs reçoivent-ils les mêmes notifications que les participants ?

🛑 Non. Les participants sont notifiés sur les mises à jour critiques. Les suiveurs reçoivent des résumés généraux.

Puis-je programmer des rappels automatiques ?

✔️ Oui, définissez un rappel personnalisé avant la date de début ou d’échéance.

Est-ce que je peux lier l’activité à un module ou un client ?