Notifications et Signatures

Le module Mailing ne se limite pas à la simple gestion des emails. Il intègre également des fonctionnalités avancées qui améliorent l’efficacité et la personnalisation de votre communication :

• Notifications intelligentes : elles vous alertent en temps réel des nouveaux messages, mentions ou activités, selon vos préférences. Vous avez la possibilité de les configurer de manière granulaire afin de ne recevoir que ce qui est vraiment pertinent.
• Signatures email personnalisées : elles garantissent que chaque message envoyé respecte l’identité visuelle et professionnelle de votre entreprise, tout en permettant la gestion multi-comptes.

Ce guide vous accompagnera pas à pas dans la configuration de ces deux volets essentiels :

1. Paramétrage des notifications (globale et avancée)
2. Création et gestion des signatures email

🔔 Gestion des Notifications

1. Accéder aux paramètres de notifications

Pour accéder aux options de notifications :

• Cliquez sur votre avatar en bas à gauche de l’écran.

• Sélectionnez Mon profil dans le menu qui apparait :

• Dans le menu latéral gauche, cliquez sur Notifications.
• 👉 Comme le montre la capture suivante, vous arrivez sur l’interface Gérer les notifications, qui liste les modules disponibles (Discussions, Email).

2. Vue générale des notifications par module

L’écran principal affiche deux colonnes de réglages :

• Notification (Desktop) : notifications envoyées directement sur votre bureau.
• Notification (Local) : notifications locales à l’application.

Chaque module (par exemple Discussions et Email) propose un bouton Configuration supplémentaire pour accéder à des options plus détaillées.

3. Configurer les notifications Email

En cliquant sur Configuration supplémentaire du module Email, une fenêtre Gérer Mailing s’ouvre :

Vous pouvez y distinguer deux onglets :

• Partagés : comptes email partagés entre plusieurs utilisateurs.
• Personnels : vos comptes email personnels.

Pour chaque compte, vous pouvez :

• Activer ou désactiver les notifications.
• Définir le nombre de notifications actives (indicateur rouge).

👉 Exemple : dans la capture, on voit trois comptes partagés listés.

4. Configurer les notifications Discussions

Le module Discussions dispose de plusieurs options avancées :

• Pour toutes les activités 🟢 : vous recevez une notification pour chaque action.
• Uniquement pour les mentions et messages personnels 🔔 : vous recevez uniquement les alertes les plus importantes.
• Jamais 🚫 : aucune notification ne sera envoyée.

Vous pouvez également régler le son de notification (activé ou désactivé).

✍️ Gestion des Signatures Email

1. Accéder aux signatures email

Toujours depuis le profil utilisateur, cliquez sur Signature email dans le menu latéral gauche.

2. Créer une nouvelle signature

L’interface vous permet d’ajouter et de gérer plusieurs signatures par compte.

Les champs disponibles sont :

• Compte Email : adresse email à laquelle la signature sera associée.
• Alias Email : alias éventuel lié à ce compte.
• Nom : nom de la signature (utile si vous gérez plusieurs modèles).
• Signature : éditeur visuel où vous pouvez insérer du texte, images, logos ou mentions légales.

👉 Comme le montre la capture suivante, vous pouvez définir une signature par défaut en activant l’option correspondante.

3. Exemple de signature professionnelle

Une signature bien conçue inclut généralement :

• Le nom et prénom du collaborateur.
• La fonction et le service.
• Les coordonnées : téléphone, email, site web.
• Le logo de l’entreprise et éventuellement un slogan.
• Les liens vers les réseaux sociaux 🌐.
• Les mentions légales si nécessaire ⚖️.

👉 Exemple dans la capture : signature de type corporate avec logo, coordonnées et branding Comunik.

4. Définir une signature par défaut

Si plusieurs signatures existent, vous pouvez choisir laquelle sera appliquée automatiquement lors de la rédaction d’un nouvel email.

Cela évite d’avoir à sélectionner manuellement la bonne signature à chaque envoi.

✅ Conseils pratiques

• 🎯 Soyez sélectif dans vos notifications : activez uniquement ce qui est pertinent pour éviter une surcharge d’alertes.
• 🖋️ Uniformisez vos signatures : assurez une image de marque cohérente en appliquant une charte graphique commune.
• 🔄 Multi-compte = multi-signature : attribuez une signature distincte à chaque compte email pour plus de clarté.
• 📩 Testez vos signatures : envoyez un email test à votre adresse personnelle avant déploiement définitif.
• 🔕 Gérez vos moments de concentration : si besoin, désactivez temporairement toutes les notifications.

❓ Questions fréquentes

Q : Puis-je créer plusieurs signatures pour le même compte ?

➡️ Oui, vous pouvez en créer plusieurs et sélectionner celle que vous souhaitez utiliser par défaut.

Q : Est-il possible d’avoir une signature différente selon le type d’email (perso/pro) ?

➡️ Oui, grâce à l’option multi-signatures, vous pouvez adapter vos signatures selon le contexte.

Q : Que se passe-t-il si je désactive toutes les notifications ?

➡️ Vous ne serez plus alerté des nouveaux messages ou activités. Les emails continueront d’arriver dans la boîte de réception, mais sans alerte.

Q : Comment puis-je mettre à jour ma signature existante ?

➡️ Il suffit d’éditer la signature directement depuis le menu “Signature email” et de cliquer sur Enregistrer.

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