Les différents types de messages dans Comunik KIT

Le module Discussions de Comunik KIT offre une grande variété de formats de messages pour s’adapter à toutes les situations : échanges rapides, partage de fichiers, consignes audio, ou rédaction différée.

Chaque format s’inscrit dans une logique de communication fluide, intuitive et efficace, aussi bien en individuel qu’en groupe.

🧰 Accéder aux formats disponibles

Depuis n’importe quelle discussion, une barre d’options située à droite du champ de saisie vous permet d’accéder aux différents types de messages : texte enrichi, fichier joint, message vocal, ou encore brouillons enregistrés.

Voici maintenant les différentes fonctionnalités disponibles au sein du module discussions de Comunik KIT :

✍️ Message texte

Le message texte est le format le plus utilisé dans Comunik KIT. Il permet de communiquer rapidement, avec ou sans mise en forme, pour des échanges directs et clairs.

🔤Rédiger un message texte

• Accédez à la fenêtre de discussion souhaitée.
• Saisissez votre message dans le champ de saisie situé en bas de l’écran.

🖋️ Mise en forme

• Cliquez sur l’icône « A » à droite du champ de saisie pour afficher les options de mise en forme : gras, italique, soulignement, listes à puces, etc.
• Vous pouvez également sélectionner une portion de texte (clic droit ou double-clic) pour faire apparaître les options de mise en forme contextuelles.

⌨️ Astuces

• Utilisez Maj + Entrée pour insérer un saut de ligne sans envoyer le message.
• Cliquez sur l’icône émoji pour insérer des symboles visuels qui expriment émotions ou réactions.

Les émojis sont des représentations graphiques (icônes ou GIFs) permettant de transmettre des émotions comme l’humour, la surprise ou la frustration, tout en rendant les messages plus vivants.

✅ Envoyer le message :

• Appuyez sur Entrée ou cliquez sur l’icône en forme de flèche située à droite du champ de saisie.

📎 Message média (pièce jointe)

Le message média permet d’envoyer un ou plusieurs fichiers dans différents formats : documents PDF, images, vidéos, présentations, etc.

📤 Envoyer un fichier

• Cliquez sur l’icône de pièce jointe dans le champ de saisie.
• Sélectionnez un ou plusieurs fichiers (jusqu’à 5 fichiers simultanément, taille maximale de 50 Mo par fichier).
• Les fichiers peuvent être envoyés indépendamment ou accompagnés d’un message texte.

Sélectionnez ensuite le ou les fichiers à envoyer, comme montré dans la vidéo suivante :

📤 Réception d’un fichier

Lorsque vous recevez une pièce jointe, celle si se présentera sous la forme suivante :

Vous aurez ainsi le choix :

Soit de la consulter sans la télécharger, en appuyant sur le bouton "Voir le fichier", comme précisé ci-dessous :

Soit de la télécharger sur votre poste de travail, en cliquant sur le bouton "Télécharger", comme le montre la capture ci-dessous :

💡 Les formats les plus courants sont supportés (PDF, JPG, DOCX, XLSX, MP4...).

🤖 Assistant IA intégré à la messagerie instantanée

Comunik KIT intègre un assistant conversationnel intelligent, accessible directement depuis vos discussions individuelles ou de groupe. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez améliorer vos messages, les reformuler ou les enrichir en un clic, sans quitter l’environnement de chat.

🎯 Objectif de l’assistant IA

L’assistant IA de Comunik KIT est conçu pour :

• ✍️ Réécrire vos messages de manière professionnelle.
• 🔄 Reformuler vos propos sans en changer le sens.
• 💬 Améliorer la clarté et le ton de vos échanges.
• 🧠 Gagner du temps sur la rédaction de réponses structurées.

📍 Où trouver l’assistant IA ?

L’assistant est disponible dans chaque zone de saisie de message, représenté par une icône de robot violet située à droite du champ de texte.

📌 Astuce : il vous suffit de rédiger votre brouillon, puis de cliquer sur l’icône pour activer l’assistant et obtenir une version reformulée de votre message.

⚙️ Paramétrage de l’assistant IA

L’outil repose sur une intégration avec OpenAI, configurée depuis l’espace administrateur du CRM.

🧰 Comment accéder aux paramètres de l'assistant IA ?

Les paramètres de l'assistant IA sont accessibles en cliquant sur le bouton "intégrations" situé sur le menu latéral à gauche, sur l'onglet "Outils IA" puis sur le bouton "Open Ai", comme montré sur la capture suivante :

📄 Paramètres principaux (accès admin uniquement) :

• Clé API : identifiant sécurisé permettant d’activer la communication avec l’IA.
• Modèle utilisé : GPT-3.5-Turbo (modèle rapide et optimisé pour les interactions conversationnelles).
• Max Jetons : limite le nombre de mots/phrases que l’IA peut générer.
• Prompt de base : instruction donnée par défaut à l’IA pour orienter sa réponse.
• Exemple configuré : « Améliore le message suivant en le reformulant de façon professionnelle, sans en changer le sens ni omettre d'informations. Garde la langue d’origine. »

🔐 L’accès aux paramètres est réservé aux utilisateurs administrateurs ayant les droits de configuration CRM.

Remarque : vous avez la possibilité de désactiver cette fonctionnalité depuis les paramètres, en décochant l'outil IA en question.

🎙️ Message audio

Un message audio est un enregistrement vocal que vous pouvez enregistrer avec votre micro depuis votre PC, puis envoyer à votre ou vos contacts. Il permet d’exprimer une idée rapidement, de manière plus naturelle, notamment utile en mobilité ou dans un contexte urgent.

Pour envoyer un message audio, cliquez sur l'icone correspondante dans le champ de saisie, comme indiqué ci-dessous :

L'enregistrement de votre message audio débutera aussitôt. Un chrono vous tiendra au courant de la durée de votre enregistrement, comme le montre la capture suivante :

Une fois votre message enregistré, cliquez sur "arrêter".

Vous avez la possibilité d'écouter votre message avant de l'envoyer, ou bien de le supprimer, et en utilisant les deux icones prévues à cette effet, à gauche de l'enregistrement :

📝 Brouillons en attente d'envoi

Il est possible de suspendre la rédaction d'un message, pour passer à un autre message plus prioritaire. Dans ce cas, un aperçu du message suspendu apparaitra en bas de la discussion en question, précédée de la mention "Brouillon", comme indiqué ci-dessus :

Vous pouvez ensuite reprendre la rédaction de votre message à tout moment, puis l'envoyer.

🧠 Conseils pratiques

✔️ Relisez avant d’envoyer : Évitez les erreurs ou mauvaises formulations, surtout en contexte professionnel.

🎯 Adaptez les formats : Utilisez l’audio pour des idées spontanées, le texte pour des consignes claires, les fichiers pour structurer.

📦 Réduisez les fichiers : Si un fichier > 15 Mo, pensez à compresser ou utiliser un lien externe.

🧹 Nettoyez vos brouillons : Supprimez les brouillons inutiles pour rester organisé.

❓ Questions fréquentes (FAQ)

1. 📁 Que faire si un fichier dépasse la taille maximale ?

Utilisez un outil de compression (.zip/.rar) ou partagez un lien cloud sécurisé (ex. : Google Drive, Dropbox, OneDrive...).

🗑️ Puis-je récupérer une discussion supprimée ?

Les discussions ne sont pas supprimables. Elles peuvent toutefois être archivées, puis réactivées à tout moment par l’utilisateur.

❌ Que faire si le micro ou la pièce jointe ne fonctionnent pas ?

• Vérifiez que votre navigateur ou application autorise l’accès au micro / fichiers.
• Consultez vos paramètres système ou contactez le support Comunik KIT.