Configuration

Le module Email de Comunik KIT est conçu pour centraliser et simplifier la gestion de vos courriels professionnels. Via la section Configuration vous allez pouvoir :

📩 Ajouter et synchroniser plusieurs comptes email (personnels ou partagés).
⚡ Configurer la synchronisation entre vos appareils et le serveur de messagerie.
🛠️ Contrôler la validité et le statut de chaque boîte.
🏢 Attribuer des boîtes partagées à des départements et définir des utilisateur en tant dispatcheur, dont le rôle sera de répartir les e-mails entrants vers les autres membres de l’équipe appartenant aux départements associés au compte.
📊 Suivre des statistiques détaillées sur les boîtes de réception partagées afin de mesurer la performance et la réactivité des équipes.

L’objectif de cette section est de vous guider pas à pas dans :

L’accès à la section Configuration.
La compréhension des options disponibles pour chaque boîte.
L’affichage et l’utilisation des statistiques.
L’ajout et la configuration d’un nouveau compte email.

Grâce à ce paramétrage, vous pourrez optimiser la collaboration entre équipes, assurer une meilleure visibilité et fluidifier la gestion de vos communications quotidiennes. 🚀

🔑 Accéder à la section configuration

👉 Pour accéder aux paramètres de configuration du module Email, deux méthodes sont possibles :

Depuis l’interface principale du module :
Cliquez sur l’icône en forme de rouage située en haut à droite (voir capture ci-dessous). ⚙️

Depuis le menu latéral :

Allez dans Configuration, puis sélectionnez Comptes Email (voir capture ci-dessous). 📂

La section configuration du module Email affiche la liste des boites mails configurées sur votre compte ( si des boites mail ont bien été configurées), comme le montre la capture suivante :

📋 Liste des boîtes mail configurées

La section Configuration affiche la liste des boîtes email déjà intégrées à votre compte.

Chaque boîte est présentée avec plusieurs informations essentielles :

📧 Adresse email
✅ Icône de validation pour tester la validité de la boîte.
🗂️ Catégorie : personnelle ou partagée.
🔄 Bouton de synchronisation : permet de lancer la première synchronisation et d’activer la mise à jour automatique des e-mails selon la période définie dans la configuration.
👀 Bouton de statut : indique si la boîte est définie comme compte principal et affichée par défaut.

⚠️ Remarque : une seule boîte peut être définie comme compte principal. Pour en choisir une autre, utilisez le menu déroulant à gauche.

🏢 Départements : précisent à quel département la boîte partagée est affectée.
👤 Dispatcheurs : indiquent les personnes responsables de la répartition des emails dans la boîte partagée.

💡 Rôle du dispatcheur : analyser les emails entrants, les assigner au bon interlocuteur et gérer les priorités. Cela garantit un traitement rapide, évite les oublis et améliore la réactivité de l’équipe.

📊 Statistiques des boîtes partagées

Le module Email de Comunik KIT offre une gestion avancée des boîtes de réception partagées, permettant aux équipes de collaborer efficacement sur le traitement des emails entrants. Grâce à un système de suivi détaillé, chaque message est classé selon son statut (non assigné, assigné, en cours, à traiter, clôturé, hors délai), offrant ainsi une vision claire de la charge de travail et de la réactivité des équipes. Ce module intègre également des statistiques précises pour analyser la performance du traitement des emails et optimiser la répartition des tâches, garantissant une meilleure organisation et une gestion fluide des demandes.

Si vous souhaitez afficher les statistiques des mails de vos boites de réception partagées, il suffit de cliquez sur l'onglet "Config de l'affichage des indicateurs sur bandeau", comme le montre la capture suivante :

Cochez ensuite la case des statistiques que vous souhaitez afficher, comme montré ci-dessous :

Sur notre exemple ci-dessus, nous avons choisis d'afficher les statistiques des emails non assignés, assignés, assignés clôturés et assignés en cours. Ces statistiques seront désormais affichés en haut de l'ensemble de vos boites mail partagées, comme le montre la capture suivante :

🟦 Marquage automatique comme lus pour les emails assignés

Cette option permet de marquer automatiquement comme lus les emails des boîtes partagées lorsqu’ils sont assignés à un utilisateur.

Elle vise à éviter les lectures en double et à clarifier le suivi dans les équipes collaboratives.

Activation :

Accédez à la configuration du tenant email concerné.
Dans la fenêtre de configuration, cochez “Afficher aussi dans la boîte d’origine”.
Cliquez sur Sauvegarder.

Dès qu’un email est assigné, il sera automatiquement marqué comme lu dans la boîte partagée d’origine.

Ce comportement facilite la gestion des emails en équipe et empêche la confusion sur les messages déjà pris en charge.

🟦 Indicateur “Nouveau” sur les emails reçus

Pour améliorer la lisibilité, chaque nouvel email reçu affiche désormais un badge “Nouveau”.

Cet indicateur visuel bleu permet d’identifier rapidement les messages entrants non lus.

Comportement :

Le badge apparaît dès réception du mail.
Il disparaît lorsque l’email est ouvert, marqué comme lu ou assigné.
Cet indicateur est purement visuel et ne modifie pas le statut interne de lecture.

Grâce à cette distinction claire, les équipes peuvent repérer instantanément les nouveaux messages sans parcourir la liste complète.

🟦 Champ “Destinataire” dans la configuration des labels

La configuration des labels intègre désormais un champ “Adresses du destinataire”.

Ce champ permet d’affiner les règles d’application automatique des labels en fonction des adresses destinataires (To/Cc) des emails reçus.

Utilisation :

Ouvrez la page Paramètres → Labels.
Créez ou modifiez un label existant.
Saisissez une ou plusieurs adresses email dans le champ Destinataire.
Enregistrez les modifications.

Le label s’appliquera automatiquement à tous les emails reçus comportant l’une des adresses renseignées dans les champs To ou Cc.

Ce filtrage précis permet de mieux segmenter les communications par service ou client.

Exemples :

Appliquer le label “Support” aux emails envoyés à support@votreentreprise.com.
Appliquer le label “Partenaires” à partners@votreentreprise.com.

💌 Configuration et gestion des modèles d’emails

Le module Mail de Comunik KIT intègre un système de modèles d’emails personnalisables permettant de standardiser vos communications tout en gagnant un temps précieux.

Les modèles servent à créer des messages préformatés, réutilisables par vos équipes (support, commercial, technique, etc.), tout en assurant une cohérence du ton, du style et de la présentation dans l’ensemble des échanges clients.

👉 Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez créer des modèles pour l’envoi automatique (ex. : confirmation d’inscription, réinitialisation de mot de passe) ou pour un usage manuel lors de la rédaction d’un email.

⚙️ Accès à la section Modèles

Pour accéder à la gestion des modèles d’emails :

Ouvrez le menu latéral gauche.
Cliquez sur Configuration.
Sélectionnez ensuite la rubrique Modèles.

📸 Comme le montre la capture suivante, tous vos modèles sont regroupés par dossiers selon leur type ou leur usage.

🧩 Interface et structure des modèles

L’interface de gestion des modèles se compose de trois zones principales :

Arborescence des modèles (à gauche)
Permet de visualiser les dossiers existants et les modèles qui y sont stockés.
Vous pouvez créer un nouveau dossier via le bouton « + Ajouter dossier » afin d’organiser vos modèles par thématique (ex. : utilisateurs, OTP, support, marketing, etc.).
Les modèles publiés apparaissent en vert, tandis que les brouillons sont indiqués en rouge.

Zone d’édition du modèle (au centre)
C’est ici que vous configurez les informations principales :
Nom interne : titre technique utilisé pour identifier le modèle en interne.
Titre : nom visible dans la liste des modèles.
Type : choisissez entre un modèle Email 📧 ou SMS 📱 selon le canal souhaité.
Nom de l’expéditeur : champ automatiquement renseigné par défaut avec « COMUNIK », mais personnalisable si plusieurs expéditeurs sont disponibles.

Contenu du modèle (à droite et en bas)
Vous pouvez définir :
Objet de l’email ✉️ : texte qui apparaîtra dans la ligne d’objet de vos messages.
Contenu du message 💬 : corps de l’email, avec un éditeur complet de mise en forme (gras, italique, listes, images, liens, etc.).

Champs dynamiques 🧠 : disponibles dans le panneau latéral droit, ils permettent d’insérer des variables automatiques telles que le nom du client ({{fullname}}), son adresse email ({{email}}) ou le nom de l’entreprise ({{company}}).
Ces champs personnalisent automatiquement chaque message lors de l’envoi.

✨ Création et publication d’un modèle

Pour créer un nouveau modèle :

Cliquez sur « + Ajouter dossier » ou sélectionnez un dossier existant.
Remplissez les champs requis, comme décrit plus haut dans ce guide d'utilisation.
Rédigez le contenu de votre email en utilisant la mise en forme et les variables dynamiques nécessaires.
Cliquez ensuite sur « Publier » pour rendre le modèle disponible aux utilisateurs.

Vous pouvez aussi enregistrer le modèle en brouillon pour le finaliser plus tard.

🔄 Les modèles publiés sont immédiatement utilisables dans le module Mail ou dans d’autres modules intégrés (comme le CRM, le ticketing ou le RMC).

➕ Comment créer un compte email ?

Le module Email de Comunik KIT permet d’intégrer et de synchroniser des comptes de messagerie afin de centraliser la gestion des emails professionnels. Cette section détaille les étapes nécessaires pour ajouter un compte email à la plateforme.

1. Accéder au formulaire de création de compte email

Pour ajouter un compte email dans Comunik KIT, accédez au module Email, puis cliquez sur le bouton "Ajouter un compte email", comme précisé sur la capture suivante :

2. Saisir les informations du compte

Lors de la configuration du compte, renseignez les informations suivantes :

🛠️ Type de compte : actuellement, seul IMAP est pris en charge.

📅 Période de synchronisation :

Aujourd’hui → synchronise uniquement les emails reçus à partir du jour même.
Il y a 1 semaine → synchronise les emails des 7 derniers jours.

🗂️ Catégorie :

Partagé → accessible par plusieurs utilisateurs.
Personnel → visible uniquement par son propriétaire.

📧 Adresse email complète

Renseigner l'adresse email complète du compte à ajouter

📌 Création d’un enregistrement de piste : option pour transformer automatiquement les emails entrants en pistes CRM.

3. Configuration des paramètres de messagerie

Renseignez les informations relatives aux serveurs IMAP (courrier entrant) et SMTP (courrier sortant).

Paramètres IMAP (Courrier entrant)

Nom d’hôte : Adresse du serveur IMAP fournie par votre fournisseur de messagerie.
Port : 993 (port standard pour une connexion sécurisée).
Chiffrement : Sélectionnez SSL/TLS.
Nom d’utilisateur : Votre adresse email complète.
Mot de passe : Mot de passe associé au compte. Pour Gmail, utilisez un mot de passe d’application (voir section suivante).

Paramètres SMTP (Courrier sortant)

Nom d’hôte : Adresse du serveur SMTP fournie par votre fournisseur de messagerie.
Port : 465 (port standard pour une connexion sécurisée).
Chiffrement : Sélectionnez SSL/TLS.
Utiliser le même nom d’utilisateur et mot de passe que pour le courrier entrant (IMAP) : Activez cette option pour éviter de saisir deux fois les identifiants.

4. Génération du mot de passe d’application pour Gmail 🔑

Si vous ajoutez un compte Gmail, vous devez générer un mot de passe d’application, car Google ne permet pas l’utilisation directe du mot de passe principal pour des applications tierces.

Étapes pour générer un mot de passe d’application :

Connectez-vous à votre compte Gmail.
Cliquez sur l’icône de votre profil en haut à droite.
Sélectionnez Gérer votre compte Google.
Dans la barre de recherche, tapez mot de passe des applications.
Cliquez sur Mot de passe des applications dans les résultats.
Dans le champ Nom de l’application, entrez un nom (ex : Comunik Unified).
Cliquez sur Créer.
Un mot de passe unique s’affichera. Copiez-le et collez-le dans le champ "Mot de passe" de la configuration IMAP/SMTP.

⚠️Remarques importantes :

Le mot de passe d’application est différent de votre mot de passe Gmail habituel. Ne le partagez pas.
Une fois généré, ce mot de passe ne s’affichera plus, assurez-vous de le copier immédiatement.

Tester la configuration avant validation

Avant d’enregistrer le compte, cliquez sur le bouton Tester la connexion pour vérifier que les paramètres IMAP et SMTP sont corrects.

Si le test est réussi, vous pouvez finaliser la création du compte en cliquant sur Enregistrer.

Votre compte email est désormais ajouté à Comunik KIT et prêt à être utilisé.

✅ Conseils pratiques

⚡ Activez la synchronisation uniquement si nécessaire : cela évite une consommation excessive de ressources et optimise les performances.
📩 Utilisez une adresse email distincte pour chaque usage (support, ventes, interne…) afin de mieux répartir les flux et responsabiliser les équipes.
🛠️ Testez toujours la configuration avec le bouton Tester la connexion avant d’enregistrer vos paramètres.
🏢 Attribuez clairement les boîtes partagées à un département pour garantir une meilleure traçabilité.
👤 Désignez un dispatcheur par boîte partagée afin que les emails entrants soient traités et distribués sans retard.
📊 Activez les statistiques clés (emails non assignés, en cours, clôturés) pour avoir en un coup d’œil une vision claire de la charge de travail.
🔑 Pour Gmail, pensez à générer un mot de passe d’application et conservez-le précieusement.
🔕 Désactivez les notifications inutiles afin d’éviter la surcharge d’alertes et rester concentré sur vos tâches principales.

❓ Questions fréquentes

Q : Puis-je configurer plusieurs comptes email dans Comunik KIT ?

➡️ Oui, vous pouvez ajouter autant de comptes IMAP que nécessaire (personnels ou partagés).

Q : Une boîte peut-elle être définie comme compte principal et affichée par défaut ?

➡️ Oui, mais une seule à la fois. Pour en changer, il suffit de modifier le statut dans la configuration.

Q : Quelle est la différence entre une boîte personnelle et une boîte partagée ?

➡️ La boîte personnelle est visible uniquement par son propriétaire, tandis que la boîte partagée est accessible à plusieurs utilisateurs pour une gestion collaborative.

Q : Que faire si le test de connexion échoue lors de l’ajout d’un compte ?

➡️ Vérifiez vos paramètres IMAP/SMTP (nom d’hôte, port, chiffrement) ainsi que vos identifiants. Pour Gmail, assurez-vous d’utiliser un mot de passe d’application.

Q : Comment fonctionnent les statistiques sur les boîtes partagées ?

➡️ Elles affichent en temps réel le nombre d’emails par statut (non assigné, assigné, en cours, clôturé…). Vous pouvez choisir lesquels afficher dans le bandeau.

Q : Est-il possible de changer le dispatcheur d’une boîte partagée ?

➡️ Oui, le rôle de dispatcheur est administrable depuis la configuration. Il peut être attribué à plusieurs personnes si nécessaire.

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