Email

Le volet Email du module Statistiques vous permet d’analyser les échanges électroniques effectués via les boîtes partagées de Comunik KIT.

Il centralise les données relatives aux messages envoyés, reçus, traités ou en attente, offrant une vision claire de la performance du service client ou du support.

🔹 Répartition des emails

Le premier graphique affiche la répartition globale des courriels selon leur statut :

• Emails reçus 📥 : messages entrants provenant de clients ou partenaires.
• Emails reçus non lus 👁️ : messages encore non ouverts par les utilisateurs.
• Emails envoyés 📤 : réponses ou envois sortants effectués par les agents.

💬 Exemple : sur une période donnée, un service peut avoir reçu 120 emails, dont 80 déjà lus et 40 encore en attente d’ouverture.

Ce graphique permet de suivre la charge d’emails et d’évaluer la réactivité des équipes de traitement.

🔹 Emails affectés par module

Le graphique circulaire adjacent indique le nombre total d’emails associés à chaque module du CRM (par exemple : tickets, offres, contacts, ou projets).

Cela permet de mesurer le volume d’échanges selon les activités principales de l’entreprise.

📈 Exemple : si 60 % des emails sont liés au module “Tickets”, cela reflète un fort trafic sur le support client.

🔹 Statut des emails

Un histogramme horizontal présente la répartition des messages selon leur statut d’avancement :

• New (nouveaux) 🆕 : messages reçus mais non encore traités.
• In progress (en cours) 🔄 : courriels en traitement par un utilisateur.
• Processed (traités) ✅ : emails ayant fait l’objet d’une action (réponse, redirection, etc.).
• Closed (clôturés) 📴 : dossiers finalisés ou marqués comme résolus.

💡 Ce suivi aide à identifier les volumes d’emails en attente et à prioriser les actions selon les délais de réponse.

🔹 Taux de traitement des emails dans les délais

Le graphique en secteurs présente la part des emails traités dans les délais prévus versus ceux ayant dépassé la durée de traitement définie.

Deux indicateurs principaux sont visibles :

• 💙 Disponibilité du temps de traitement : messages répondus dans les délais standards.
• 💜 Expiration des délais de traitement : messages ayant dépassé le seuil de temps autorisé.

🔎 Exemple fictif : si 85 % des emails sont traités à temps, cela traduit une bonne performance du service client.

🔹 Qualification des emails

Ce graphique, lorsqu’alimenté, affiche la classification des messages selon leur typologie.

📊 La qualification permet de détecter les thématiques les plus récurrentes et d’optimiser la répartition des demandes.

🔹 Total d’emails assignés

Ce graphique en anneau affiche la répartition des emails assignés par utilisateur.

Chaque segment représente un membre de l’équipe et le volume de messages qui lui est attribué.

💬 Exemple : Marie peut gérer 25 % des emails de la période, tandis que Lucas en traite 15 %.

Cette vue met en évidence la charge de travail et favorise une meilleure répartition entre les agents.

💡 Conseils pratiques

• 📅 Surveillez la charge hebdomadaire d’emails pour anticiper les périodes de pic (par exemple, après une campagne ou un lancement produit).
• 🚦 Analysez les délais de traitement pour identifier les points de blocage dans le flux de réponse.
• 👥 Rééquilibrez les emails assignés entre utilisateurs si une surcharge est détectée.
• 🧩 Exploitez la qualification pour repérer les sujets les plus fréquents et améliorer les modèles de réponse automatiques.